La IA se ha convertido en una herramienta fácilmente disponible para los empleadores con un espectro de casos de uso de alto valor, incluida la gestión de riesgos. Una encuesta reciente mostró que casi el 50% de las organizaciones planean introducir la IA en su proceso de investigación de incidentes en el lugar de trabajo dentro de seis meses.
Las investigaciones y la gestión de casos coherentes en el lugar de trabajo pueden tener un tremendo impacto positivo en la gestión de riesgos de su empresa. Las investigaciones y la gestión de casos inconsistentes en el lugar de trabajo pueden tener el efecto contrario, poniendo a su organización en riesgo financiero y legal. Las inconsistencias pueden provocar que su empresa pierda empleados y candidatos de alto desempeño, se gane una mala reputación de marca por disciplina arbitraria o aplicación de políticas, o tenga que asignar tiempo, personas y costos para manejar una demanda o una queja de la EEOC. Ahí es donde entra la IA.
La ventaja del software de gestión de casos
El software de gestión de casos con un propósito específico agrega coherencia entre los casos en cada paso de la investigación en el lugar de trabajo, incluida la admisión conforme, la gestión de la investigación y la presentación de informes. Una plataforma centralizada mantiene toda la información y los documentos del caso en un solo lugar: los investigadores pueden adjuntar archivos de evidencia y documentación de respaldo para asegurarse de que no se pierda nada. Cada expediente de caso también incluye un registro de auditoría de las acciones tomadas en el caso, lo que garantiza que un equipo nunca extravíe información y pueda mostrar pruebas de su proceso. Formularios y flujos de trabajo configurables mantenga a los miembros del equipo en sintonía y las plantillas de formulario garantizan que la documentación y los informes se traten de la misma manera.
El software también puede integrar mecanismos de generación de informes y utilizar la creación de casos por correo electrónico para ayudar a abordar los informes de forma rápida y uniforme. Los usuarios pueden establecer reglas y realizar un seguimiento de los SLA para garantizar que los casos se lleven a cabo. La asignación de flujo de trabajo y las notificaciones automáticas informan a los miembros del equipo cuando tienen una fecha límite próxima. Las tareas asignadas automáticamente y los correos electrónicos de recordatorio mantienen al equipo encaminado, lo que reduce el riesgo de pasos perdidos o cuellos de botella.
Cómo la IA mejora el proceso
Un lugar ideal para empezar a utilizar la IA es ccomo resumen. RUn software de gestión de casos sólido, diseñado específicamente y asistido por IA permite a los investigadores en el lugar de trabajo optimizar los procesos para obtener resultados más efectivos e informes más detallados. Esta etapa de una investigación en el lugar de trabajo implica reunir toda la evidencia, la documentación de respaldo y los hallazgos, y luego formatearla para resaltar los detalles más críticos.
Recopilar esta información manualmente puede resultar tedioso y restar tiempo a otras tareas de investigación. En cambio, un asistente impulsado por IA puede detectar tendencias organizacionales y ayudar a los equipos a anticiparse a los riesgos, incorporando la información del caso a una variedad de formatos. Se puede configurar una plantilla preestablecida para incluir el tipo de caso, las necesidades regulatorias específicas, las preferencias de las partes interesadas y la marca de la organización. Se puede generar un resumen breve o extenso en un editor de texto enriquecido para revisarlo y editarlo fácilmente según sea necesario, como pequeñas adiciones o ajustes.
Pero el informe automatizado no es sólo un resumen de un caso. También incluye políticas internas relevantes citadas en el caso, documentos adjuntos y la fecha de generación del informe. Se puede consultar fácilmente el proceso en caso de una auditoría o preguntas legales, y para documentación a largo plazo.
El uso de una herramienta de inteligencia artificial para resumir casos reduce varios riesgos. Se necesita error humano de la ecuación. Las plantillas con requisitos reglamentarios incorporados reducen la posibilidad de multas por incumplimiento. Incluso es menos probable que se olvide de incluir un detalle del caso en el informe, ya que todas las secciones del archivo se incluyen en el resumen a menos que el investigador indique lo contrario a la herramienta.
Mantener seguros los datos del caso
La pregunta número uno que hacen los investigadores en el lugar de trabajo es: “¿Estarán seguros los datos de mi caso si uso IA?” La seguridad es fundamental en esta función, dada la naturaleza sensible de las investigaciones en el lugar de trabajo y los riesgos potenciales a largo plazo asociados con la información mal administrada.
La implementación de mejores prácticas puede garantizar que la IA se utilice de manera que se proteja la información confidencial:
- El almacenamiento y manejo de datos se realiza en una infraestructura segura y confiable.
- Los controles de acceso para cada caso o información se trasladan al asistente de IA.
- Los requisitos de privacidad de datos de HIPAA, GDPR y otros reguladores están integrados.
- Los seguimientos de auditoría muestran quién trabajó en un caso, qué hicieron y cuándo lo hicieron, para que todos puedan ver si un miembro del equipo manejó mal los datos.
- La anonimización de los datos en el asistente de IA protege la privacidad de las personas.
Estas precauciones garantizan que los datos no caigan en las manos equivocadas y, en última instancia, reducen el riesgo de que una organización sufra una sanción por incumplimiento con los reguladores de seguridad de datos.
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