Cómo mitigar los riesgos con el software de verificación I-9 para prevenir el fraude y el robo de identidad en la contratación
En el proceso de contratación actual, los errores pueden resultar costosos. Si no se tiene cuidado, pueden surgir fácilmente amenazas como fraude y robo de identidad durante el proceso de contratación, lo que puede llevar a contratar trabajadores no autorizados y aceptar documentación de empleados no válida.
Gestionar los formularios y la documentación de los empleados de forma manual puede ser un poco complicado, especialmente si estás incorporando un gran volumen de nuevos empleados. Aquí es donde entra en juego el software de verificación I-9. El software de verificación I-9 tiene controles de seguridad integrados que te ayudan a mantener a raya el fraude y el robo de identidad. Te ayuda a automatizar el proceso de verificación de empleados para asegurarte de que cada empleado esté legalmente autorizado para trabajar.
Exploremos los entresijos de Software de verificación I-9 y cómo puede ayudar a su empresa a evitar riesgos de seguridad y cumplimiento.
Comprensión del software de verificación I-9
El software de verificación I-9 agiliza el proceso de confirmar que los nuevos empleados son legalmente elegibles para trabajar en los EE. UU. Con la tecnología moderna, esto se puede hacer desde cualquier ubicación utilizando un dispositivo inteligente.
El software de verificación I-9 lo guía a través de todo el proceso I-9, desde la recopilación de documentos hasta la verificación de elegibilidad. Aprovecha la automatización para detectar errores de manera temprana antes del envío. Después de completar la Sección 1, el software facilita la Sección 2 a través de un proceso exclusivo de representante autorizado, lo que elimina la necesidad de una visita de notario. Herramientas como WorkBright incluso pueden enviar automáticamente casos de E-Verify para una mayor garantía de cumplimiento.
La automatización reduce la carga de trabajo manual de los equipos de RR.HH., acelera el proceso de verificación y minimiza errores comunes como campos en blanco, documentación vencida y firmas faltantes.
Garantizar el cumplimiento y mantenerse seguro
En una época en la que las violaciones de datos son una preocupación importante, es fundamental contar con un sistema seguro para gestionar los datos de los empleados.
El software de verificación del formulario I-9 satisface esta necesidad almacenando datos de forma segura y gestionando activamente el cumplimiento para evitar problemas costosos. Garantiza que el formulario I-9 se complete de forma precisa y a tiempo, utilizando funciones como detección de errores en tiempo real, verificaciones automáticas de documentos, capacidades de llenado previo y presentaciones y almacenamiento electrónicos para reducir el error humano.
El software no solo facilita el proceso de verificación de toda la información requerida de acuerdo con las regulaciones federales y estatales, sino que también permite un fácil seguimiento de las autorizaciones de trabajo vencidas y los plazos de cumplimiento. Para proteger aún más la información confidencial, se recomienda a las empresas seleccionar un software que cumpla con los altos estándares de la industria, como la certificación SOC 2 Tipo II, que garantiza tanto la seguridad de los datos como el cumplimiento normativo.
La importancia de mitigar el riesgo en la contratación
¿Por qué es tan importante completar el Formulario I-9 con precisión? Los errores que resultan en un Formulario I-9 inexacto o en la contratación de trabajadores no autorizados pueden resultar en sanciones financieras devastadoras para su empleador.
negocios. También abre la puerta a problemas a largo plazo, como fraude, responsabilidad penal y operaciones ineficientes.
Si lo descubren contratando deliberadamente a trabajadores no autorizados, podría enfrentar multas, cargos penales e incluso perder la capacidad de presentar ofertas para contratos. Además, la reputación de su marca podría sufrir consecuencias, lo que en última instancia afectaría sus márgenes de ganancia y sus resultados. Además, las personas que, durante una auditoría, se determine que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. podrían estar sujetas a deportación, lo que lo dejaría en riesgo de perder parte de su fuerza laboral.
Si desea evitar riesgos legales y cumplir con todas las regulaciones federales y estatales, el software de verificación I-9 puede ayudarlo a hacerlo de manera eficiente y cumplir con todos los estándares de cumplimiento.
Simplifique y escale con el software de verificación I-9
A medida que las organizaciones crecen, puede resultar complicado ampliar el proceso de incorporación y mantener el cumplimiento normativo. El software de verificación I-9 ofrece una solución optimizada para gestionar esta complejidad. Al automatizar el proceso del formulario I-9, el software ayuda a gestionar un mayor volumen de nuevas contrataciones de forma eficiente y precisa.
La automatización reduce la carga administrativa de los equipos de RR. HH. al reducir la introducción manual de datos y los errores. Además, las capacidades remotas y compatibles con dispositivos móviles del software permiten que los nuevos empleados completen y envíen sus formularios I-9 desde cualquier lugar, lo que alivia los cuellos de botella de los equipos de RR. HH. que trabajan con personal remoto o distribuido.
El uso de un software de verificación I-9 eficaz ayuda a las empresas a evitar multas y sanciones costosas asociadas con el incumplimiento. Al garantizar que los formularios se completen de manera precisa y de acuerdo con los requisitos legales, las empresas pueden minimizar el riesgo de auditorías y problemas legales, lo que favorece un crecimiento fluido y escalable.
Evite riesgos: invierta en software de verificación I-9
La adopción de un software de verificación I-9 es una medida estratégica para las organizaciones que buscan mejorar la eficiencia y gestionar el riesgo en su proceso de contratación. Esta tecnología automatiza la verificación de la elegibilidad de los empleados y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales, lo que protege contra el fraude y el robo de identidad, al tiempo que agiliza la incorporación.
Con funciones avanzadas como detección automática de errores, almacenamiento seguro de datos y accesibilidad remota, el software de verificación I-9 permite a las empresas gestionar de manera eficiente grandes volúmenes de nuevas contrataciones y, al mismo tiempo, mantener un estricto cumplimiento. Esto no solo protege a su organización de costosas sanciones y problemas legales, sino que también respalda su capacidad de contratación.
Invertir en un software de verificación I-9 demuestra un fuerte compromiso con la seguridad y el cumplimiento normativo. Es una herramienta esencial para las empresas que buscan optimizar su proceso de contratación, mitigar los riesgos legales y crear una experiencia de incorporación segura y eficiente.
Esta publicación fue escrita por Workbright y es publicidad paga.