La reforma de PAGA (Haga clic aquí para ver un análisis completo) limita las sanciones al 15% o 30% para los empleadores que tomen “todas las medidas razonables” para cumplir con la ley. Este límite es especialmente significativo cuando los demandantes exigen siete cifras por supuestas violaciones de PAGA. Esto significa que cada empleador de California debería realizar inmediatamente una auditoría (privilegiada) de salarios y horas para aprovechar esta nueva ley y evitar enfrentar sanciones PAGA que podrían amenazar su negocio.
¿Qué significa “tomar todas las medidas razonables”?
“Todas las medidas razonables” incluye, pero no se limita a:
- Realizar auditorías periódicas de nómina y tomar medidas en respuesta a los resultados de la auditoría;
- Difundir políticas escritas y lícitas;
- Capacitar a los supervisores sobre el cumplimiento del Código Laboral y las órdenes salariales aplicables; o
- Tomar medidas correctivas apropiadas con respecto a los supervisores.
La determinación de si la conducta del empleador fue razonable se realiza en función de la totalidad de las circunstancias y se tienen en cuenta el tamaño y los recursos disponibles del empleador, así como la naturaleza, la gravedad y la duración de las presuntas violaciones. Es posible adoptar “todas las medidas razonables” y, aun así, tener pruebas de una violación.
El límite de “todas las medidas razonables” no se aplica cuando un tribunal determina que el empleador actuó “de manera maliciosa, fraudulenta u opresiva” o que un tribunal o el Comisionado Laboral determinaron que la política o práctica del empleador era ilegal dentro de los últimos cinco años.
Para los empleadores que toman “todas las medidas razonables” después de recibir una notificación de LWDA, un tribunal puede exceder el límite del 30 % si, con base en los hechos y circunstancias del caso particular, hacer lo contrario resultaría en una indemnización injusta, arbitraria y opresiva, o confiscatoria.
Es de destacar que los empleadores que “corrijan” supuestas violaciones pero no tomen “todas las medidas razonables” para cumplir con la ley tendrán, no obstante, sanciones limitadas a $15 por período de pago.
Considere el privilegio abogado-cliente para su auditoría
Tenga en cuenta que una auditoría de salarios y horas que no esté protegida por el privilegio abogado-cliente es susceptible de ser descubierta. Imagine un escenario en el que se paga un salario mínimo incorrecto (debido a una confusión sobre dónde estaba el límite de la ciudad) y eso se descubre en la auditoría. Los directores de la empresa y el departamento de recursos humanos intercambian correos electrónicos sobre el problema y la decisión es no solucionarlo. ¡Todas esas comunicaciones son susceptibles de ser descubiertas! Sin embargo, si la auditoría se realizó a través de un abogado, dichos correos electrónicos pueden protegerse de la divulgación y usted puede evitar darle una hoja de ruta al abogado de un demandante ansioso.
Para aprovechar las disposiciones de subsanación, el empleador puede proporcionar documentos no privilegiados para demostrar los problemas identificados en la auditoría y las soluciones.
¿Cuáles son los escenarios para los límites PAGA?
Escenario 1 (15%): ANTES recibir un aviso de PAGA o una solicitud de registros personales
Si un empleador puede demostrar que tomó “todas las medidas razonables” para cumplir con la ley antes ya sea: (1) recibir una notificación PAGA; o (2) recibir una solicitud de registros personales (según las Secciones 226, 432 o 1198.5), las sanciones PAGA están limitadas al 15%.
Por ejemplo, si un empleador tiene 2.500 períodos de pago en disputa durante el período de PAGA (menos de 100 empleados) con una infracción de $100 en cada período de pago, el empleador sería responsable de $250.000 en sanciones civiles. Pero, si el empleador tomó “todas las medidas razonables” antes de la notificación de PAGA o antes de recibir una solicitud de registros de personal, las sanciones civiles se reducirían a $37.500.
Escenario 2 (30%): DESPUÉS Recibir un aviso de PAGA (plazo de 60 días)
Si un empleador puede demostrar que tomó “todas las medidas razonables” para cumplir con la ley dentro de los 60 días después Al recibir una notificación PAGA, las sanciones PAGA tienen un límite del 30%.
Usando el mismo ejemplo anterior (de 2.500 períodos de pago en cuestión), si el empleador tomó “todas las medidas razonables” después de recibir la notificación de PAGA, las posibles sanciones civiles disminuyen de $250.000 a $75.000.
Conclusión clave
Al realizar una auditoría de salarios y horas ahora (lo ideal sería que fuera una auditoría privilegiada), los empleadores de California pueden aprovechar la reforma de PAGA y limitar las sanciones de PAGA al 15 % (o al 30 % si ya recibió una notificación de PAGA). Esta acción de costo relativamente bajo también reduce la probabilidad de demandas individuales por salarios y horas, así como de investigaciones estatales por salarios y horas. Es mejor prevenir que curar.
Esta publicación proporciona información general y no constituye asesoramiento legal para ninguna persona con respecto a ninguna circunstancia. Esta publicación no crea una relación abogado-cliente con ninguna persona.
Para obtener más información sobre este tema, comuníquese con Steven P. Gallagher en stevengallagher@foxrothschild.com o un miembro del Departamento Laboral y de Empleo de la firma.